Wilciney Villan (CRA-SC 26.947)

Mestre em Desenvolvimento Socioeconômico, Administrador e professor universitário

Sócio na Strategyinc (Strategy, Innovation and Competitiveness Consulting Business) – @neyvillan

Em um texto que escrevi para esta coluna sobre reuniões (Melhorando as Reuniões) apresento alguns pontos positivos e negativos desta prática. Recentemente em uma conversa sobre este tema me surpreendi com a forma que uma reunião foi realizada em uma empresa.

• A reunião cobria distintos propósitos;
• Duração, aproximadamente, de quatro horas;
• Não foi passado a pauta da reunião para os participantes;
• Apesar da duração aproximada de quatro horas, ao final da quarta hora o assunto perdurava… (quando vai acabar?)

Quem gosta de reuniões mesmo? Neste momento, sugiro a leitura do outro texto mencionado acima antes de prosseguir com este.

Apelarei pela objetividade neste texto. Se doer, ingira um remédio para dor.

Alguns erros da liderança (causas e efeitos), apesar da boa intenção, ocorridos nos convites para reuniões (quando há convites ao invés de avisos):

• Muitas pessoas convidadas;
• Planejamento e gestão de tempo inadequado para todos participarem;
• Excesso de comentários superficiais devido à quantidade de pessoas;
• Falta de objetividade;
• As pessoas se tornam mais cautelosas e menos sinceras;
• Os temas e decisões mais complexos ou estratégicos não são colocados na agenda e são discutidos pelos corredores.

Toda causa tem um efeito: Assim vê-se falta de respeito pela reunião, que por sua vez é uma nova causa e gera menos preparação, participação e ação. Ao final todos saem se perguntando: Pra que fizeram essa reunião?

Por outro lado, grupos menores propiciam maior intimidade causando discussões significativas e francas. Assim, dê muita atenção à sua lista de convidados. Para isso saiba, ressalto novamente a palavra “SAIBA”, o que abordará na reunião. A agenda deve ser clara para todos os participantes.

Quem deve participar da reunião? Ora, quem está diretamente ligado aos temas estabelecidos para a reunião:

• Quem tem mais conhecimento sobre o tópico da discussão;
• Quem terá muito a ver com a implementação;
• Quem será diretamente impactado.

Pense comigo: há um gerente no departamento X e 15 subordinados à ele. Você convoca todos para a reunião? NÃO! Somente o gerente, salvo casos especiais.

Se no seu plano estratégico você não fez um plano de ação, você não tem um plano estratégico. Volte para esta etapa. No plano de ação deve constar quem é o responsável por ele e sua reunião deve se relacionar à estas ações. Ou você quer fazer reunião para mostrar para todos o quão bons e maus são os funcionários? Ou mostrar o espírito de liderança de cada um deles? Suas competências, habilidades e atitudes? …?

Não! Reunião é para resolver algo (e rápido) não para dar treinamento e feedback coletivo.

A literatura orienta fazer reuniões com oito ou menos pessoas. Assim o líder deve ser objetivo. Após esta prática ser incorporada à organização, mais pessoas podem participar das reuniões e ainda assim ser eficaz, mas lembre-se que muitas pessoas numa reunião é a exceção. O mesmo ocorre para reuniões com menos pessoas. Se houver duas ou três pessoas e a empresa toda seja beneficiada, ok (Axtell, 2018).

Referência

AXTELL, P. The most productive meetings have fewer than 8 people. 2018. Disponível aqui. Acesso em: 10 jun. 2018.